RODO – Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

W związku z wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO) przekazujemy Państwu ogólne informacje dotyczące procesów przetwarzania danych osobowych w naszej placówce.

Kto jest administratorem danych osobowych i jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane?

Administratorem danych osobowych :

• uczniów;
• rodziców, opiekunów prawnych, których dzieci są podopiecznymi placówki;
• nauczycieli i innych pracowników placówki;
• przedsiębiorców współpracujących z placówką na podstawie umów cywilnych

jest Katolicka Szkoła Podstawowa z Oddziałem Przedszkolnym im. bł. ks. Władysława Demskiego przy ul. Wojska Polskiego 20, 88-100 Inowrocław. Dyrektor reprezentuje placówkę na mocy odpowiedniego upoważnienia.

Czy w placówce wyznaczono Inspektora Ochrony Danych?

Tak, w placówce wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, można się z nim skontaktować za pośrednictwem telefonu: +48 601215898, poczty elektronicznej: iodo@amster.eu lub poczty tradycyjnej na adres korespondencyjny Szkoły.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osobowe podopiecznych placówki oraz ich rodziców i opiekunów prawnych?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasza placówka przetwarza dane osobowe uczniów ich rodziców lub opiekunów prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) lub art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w ściśle określonych celach oraz zakresie, na podstawie konkretnych przepisów prawa.

Przepisy te znajdują się przede wszystkim w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej oraz w aktach wykonawczych do tych ustaw. Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych uczniów, ich rodziców lub opiekunów prawnych jest zgoda tj. art. 6 ust. 1 a) lub art.  9 ust. 2 lit. a) RODO. Zgoda taka może dotyczyć np. przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane nauczycieli oraz innych pracowników placówki?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasza placówka przetwarza dane osobowe nauczycieli oraz innych pracowników na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), art. 6 ust. 1 lit. c) lub art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Przetwarzanie wiąże się zatem z nawiązaniem i wykonywaniem umowy o pracę, na podstawie przepisów szczególnych, regulujących zakres danych jakie w ramach stosunku pracy placówka – jako pracodawca – musi przetwarzać w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej oraz w aktach wykonawczych do tych ustaw. Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych nauczycieli oraz pracowników jest zgoda tj. art. 6 ust. 1 lit. a) lub art.  9 ust. 2 lit. a) RODO. Zgoda taka może dotyczyć np. przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku.

 Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane kontrahentów placówki?

Placówka przetwarza również dane osobowe kontrahentów bądź ich reprezentantów, którzy współpracują z placówką na podstawie najróżniejszych umów cywilnych. Podstawą pozyskania i przetwarzania przez placówkę danych osobowych kontrahentów – osób fizycznych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w przypadku osób prawnych reprezentowanych przez pełnomocników i reprezentantów podstawą przetwarzania danych reprezentantów będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Dane te są przetwarzane przez placówkę na potrzebę realizacji umowy, ale również po zakończeniu współpracy ponieważ szereg przepisów szczególnych takich jak ustawa o rachunkowości, ustawy podatkowe, ustawa o finansach publicznych zobowiązują placówkę do przetwarzania tych danych również po wygaśnięciu stosunku prawnego wynikającego z umowy.

W jakim celu placówka przetwarza dane osobowe?

Celem przetwarzania przez placówkę jest wypełnianie obowiązków publicznych nałożonych na nią przepisami prawa. W przypadku danych osobowych dzieci jest to przede wszystkim realizacja zadań oświatowych, dydaktycznych i wychowawczych, zagwarantowanie dziecku bezpieczeństwa oraz wypełnianie obowiązku dotyczącego uzupełnienia i prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej. Ponadto celem przetwarzania przez placówkę danych osobowych pracowników i kontrahentów jest prawidłowa realizacja umów o pracę bądź innych umów zlecenia.

Kiedy istnieje obowiązek podania danych?

W przypadku zgód, podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. W przypadku umów, podanie danych jest konieczne dla zawarcia umowy. Jeśli jednak podanie danych wynika z przepisów prawa, to jest ono obligatoryjne, a niepodanie danych wiązać się będzie z konsekwencjami takimi jak np. nieprzyznanie świadczenia itd.

Komu będziemy udostępniać przedmiotowe dane?

Placówki będą udostępniać dane osobowe, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy podkreślić, że placówka powierza przetwarzanie danych osobowych określonej grupie podwykonawców. Zazwyczaj są to firmy informatyczne wspierające działalność placówki od strony technicznej, płacowej, księgowej i administracyjno-prawnej. Placówka nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, chyba że pozyska na to odpowiednią zgodę. Dane osobowe nie będą podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Jak długo placówka przetwarza dane osobowe?

W zależności od podstawy przetwarzania, dane osobowe mogą być przetwarzane na do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych, do czasu aż ustanie okres zobowiązujący placówkę do przechowywania danych.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane osobowe są przetwarzane?

Każdemu przysługuje prawo  dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach w skazanych w art. 21 RODO; przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany. Ponadto każdemu, kto uważa, ze jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).